Las Ferias híbridas (y los Eventos híbridos en general) lideran la reinvención del sector de Ferias, Exposiciones y Congresos. Como en otros casos, la pandemia trajo al componente digital (las ferias virtuales o congresos virtuales) a la primera plana durante el 2020. Luego de eso, la complementariedad entre los dos formatos parece ser una evolución natural. Pero ¿qué es exactamente una Feria o Evento Híbrido? ¿Cuál es la diferencia entre ambos, cuáles son sus ventajas y qué debe tenerse en cuenta para asegurar su éxito?
A reconvertirse se ha dicho
La pandemia trajo una realidad brutal que introdujo limitaciones de todo tipo. Sin embargo, el mercado de Ferias y Exposiciones venía mostrando un agotamiento paulatino desde antes del COVID-19. En los últimos años la tendencia en el número de vistantes y expositores en ferias comerciales siguió, en general, una tendencia descendente. Ante el avance de lo digital (Webs, Apps, redes sociales) el modelo incorporó estas herramientas para promoción del evento en estos canales y para alguna funcionalidad como el sistema de ingreso. Pero en esencia, el evento siguió siendo presencial 100%. Hasta que la pandemia aceleró los tiempos de una reconversión que, potencialmente, podría suponer un retorno a la senda del crecimiento, si se cumplen determinadas condiciones.
Pero ¿qué es exactamente una Feria Híbrida o un Evento Híbrido?
Las Ferias híbridas son aquellas que combinan el esquema presencial habitual en Exposiciones pre-pandemia con elementos tecnológicos accesibles a través de canales y herramientas digitales, reproduciendo partes de la misma, o su totalidad, a través de una Plataforma accesible vía Web o App. 
Por ejemplo, pueden ofrecer en formato virtual el ciclo de conferencias, o la Ronda de Negocios (o Networking) mientras dura la feria. También pueden ofrecer la misma feria comercial en formato virtual una vez que la muestra presencial termina, o incluso durante el evento, para extender el alcance de la muestra. Como se ve, hay muchas variaciones, y seguramente el tiempo y la respuesta de público y expositores irá decantando algunos formatos por sobre otros. Vale aclarar, además, que esto no es un concepto nuevo, como lo muestra esta edición del 2013, o ésta del 2015.
Los Eventos híbridos, por su parte, son todo tipo de reuniones corporativas, convenciones, presentaciones, conferencias, etc., que pueden realizarse para un número limitado de asistentes (o sin asistentes en lo absoluto) y ofrecerse en simultáneo a través de pantallas o dispositivos, usando plataformas pensadas a tal efecto, por medio de las cuales el público puede interactuar con los ponentes. El evento en sí está sucediendo en vivo, en un auditorio físico o en un estudio, y es capturado y reproducido por streaming a través de dichas aplicaciones. Ello implica un abordaje multidisciplinario muy aceitado, ya que deben combinarse en simultáneo presencialidad y virtualidad.
Ventajas de las Ferias Híbridas o los Eventos Híbridos
- Facilita la venta: En el caso de Ferias, la “pata virtual” es un argumento de venta para los organizadores hacia los expositores, al garantizar la realización del evento más allá de cualquier contingencia santiaria, y al aumentar el tiempo de exposición y de contacto con el público.
- Mayor alcance – Internacionalización: Las fronteras y las distancias se evaporan cuando se puede acceder a los Eventos o Ferias en forma remota prácticamente desde cualquier parte.
- Integración con Redes Sociales: Para los usuarios de Redes sociales, es una enorme ventaja tener la Feria o Evento en el mismo dispositivo, logrando una integración natural que facilita la visita y divulgación.
- Acceso a Métricas: Las ferias y eventos virtuales son insuperables en éste apartado: decirnos exactamente cuántos visitantes se interesaron en qué, e incluso quiénes de todos ellos. Es un insumo que puede dar lugar a nuevos negocios una vez terminado el evento, a través de técnicas de Digital Marketing.
- Acceso a público joven: Para determinados sectores de la industria es ideal, ya que facilita la “visita” de un público que de otro modo no se trasladaría hasta un lugar físico.
- Ahorro para los visitantes: Aumenta la asistencia de visitantes por el ahorro en tiempo y dinero que implica una visita virtual frente a una presencial.
- Ahorro para los organizadores: Si los seminarios se “virtualizan”, a menudo se eliminan costos de traslado de los oradores, alojamiento, caterings, etc.
En el caso de Ferias, la “pata virtual” es un argumento de venta para los organizadores
Claves para el éxito de las Ferias Híbridas o los Eventos Híbridos
Por supuesto que, para obtener el mejor resultado, la experiencia nos permite enumerar 4 claves fundamentales a tener en cuenta al organizar una Feria o Evento Híbrido. Son las siguientes:
- El evento es uno solo, pero la experiencia no es la misma en Presencial que en Virtual. Por lo tanto, debe considerarse esto al diseñarse las actividades a realizarse, y cómo participaría un visitante en cada una de las versiones.
- El contenido debe estar adaptado para cada experiencia. Esto implica, muchas veces, que en una Feria Híbrida los expositores tengan que generar contenido diferenciado para cada versión. Lo mismo puede suceder con las conferencias, y también con el espacio de Networking previsto. Pensemos en una persona que asiste en persona al evento y luego quiere asistir también a la versión virtual: la idea es que acceda a contenido que no obtuvo en la versión presencial, reforzando la complementariedad de la propuesta.
- La promoción debe hacer énfasis en dicha complementariedad, para que una versión no canibalice a la otra sino que entre ambas sumen más negocios y visitantes que con una sola.
- Utilizar para el armado del Híbrido una plataforma de Ferias o Eventos Virtuales probada, con los elementos necesarios para aumentar la interactividad con la audiencia, manejada por empresas con experiencia tanto en el negocio ferial como en desarrollos digitales.
Para terminar
Sabemos que para obtener el mayor provecho de los eventos virtuales o híbridos, todos los actores deben incorporar habilidades y enfoques nuevos. Este tema encierra un enorme potencial de mejora de la productividad de todos los actores involucrados: Organizadores, Propietarios del evento, Expositores, y también visitantes. Ya lo desarrollaremos en próximas notas.