Puede sonar extraño que sostengamos que existen 8 razones por las que su próxima Feria o Congreso puede ser Virtual. En momentos en que el mundo se va normalizando de a poco, dejando atrás la cara más cruel de una pandemia que golpeó con crudeza a la humanidad toda, y a algunas actividades presenciales en particular (como muestras, conferencias, exposiciones y eventos de todo tipo), puede parecer una afirmación fuera de “tempo”. Pero no lo es.
Antonio Machado
En primer lugar, la crisis sanitaria obligó a realizar cambios en el modo de hacer ciertas cosas, muchos de los cuales permanecerán por derecho propio en nuestro dia a dia. Serán aquellos que acorten distancias y tiempos, que simplifiquen el acceso a cualquier información, que bajen los costos de todos los involucrados y que se complementen sin ruido con el modo de hacer tradicional, el que sin duda volverá a imperar: el de los contactos presenciales.
Cuando pase el temblor
Entre estos cambios, el negocio de eventos en general (Ferias y exposiciones, congresos y conferencias), tuvo que asimilar un cambio que en nuestra región fue resistido por años, y que la pandemia convirtió en el único modo posible de hacer las cosas. Como lo decíamos en nuestra nota Exposición o Feria Virtual: ¿Sabiduría borgeana o nueva tendencia? en mayo del 2020, el abrazo a lo virtual se pareció al del náufrago a un madero, más que al de bienvenida a un nuevo modo de entender la actividad. Sin embargo, asentado el polvo de la sobreoferta de eventos virtuales (todos ellos de un nivel muy heterogéneo), y de cara al presente inmediato y al futuro, va quedando clara una cosa: El concepto de evento virtual ya está instalado.
¿Esto significará la muerte de los eventos presenciales? Por supuesto que no, así como, por ejemplo, los eBooks no fueron la muerte de los libros impresos, sólo un nuevo canal de llegada al consumidor del mismo contenido.
El concepto de evento virtual ya está instalado
El secreto de mi éxito
Gracias a la experiencia recogida durante estos meses, pudimos identificar 8 razones por las que su próxima Feria o Congreso puede ser Virtual. Son las siguientes:
- Todos los participantes están más preparados: Tanto organizadores, como expositores y visitantes, han recibido un curso acelerado en el uso de herramientas digitales. Adultos de todas las edades, sumados a los más jóvenes que manejaban desde antes esta tecnología, ya todos somos expertos en chats, webinars, redes sociales y sitios Web. En ese marco, las Ferias Virtuales o Congresos Online resultan solo una extensión natural de sus versiones presenciales.
- Da más posibilidades de asistir a los visitantes: Al eliminar las distancias y en buena medida los horarios, las posibilidades de acceder a eventos distantes, de asistir a sus seminarios, o a consultar directamente a los expositores, aumenta enormemente.
- La organización del evento es mucho más simple: Al basarse en plataformas de Ferias Virtuales o Congresos online, donde ya todo está resuelto, al organizador le queda sólo administrar la relación con sus expositores (lo cual no es un tema menor, por supuesto) y coordinar la realización de los Webinars o eventos en vivo.
- Para el organizador, los costos son mucho más bajos: Siguiendo con lo anterior, al centralizar en un solo proveedor todos los rubros que componen una feria o un congreso (desde el predio hasta la logística), se bajan radicalmente los costos, lo cual se le puede transferir a los expositores, facilitando su participación.
- Para los expositores, los costos también son más bajos: Más allá del costo de la participación como expositor o sponsor, a las empresas participantes se les reduce sensiblemente la inversión necesaria, al no ser necesarios rubros asociados como construcción de stands, logística, traslados, etc.
- Brinda datos reales para acciones de Marketing Digital: Como en lo virtual todo es medible, brinda datos verificados de visitantes, intereses, necesidades y más, todos los cuales se pueden utilizar para campañas de Marketing Digital (Email Marketing o Inbound Marketing) orientadas a ventas o fidelización.
- Como complemento de lo presencial, aporta sólo ventajas y frescura: Los eventos híbridos (presenciales/virtuales) suman todas las ventajas de ambos entornos, aumentando la llegada y repercusión del evento, los contactos y negocios obtenidos y la satisfacción de expositores y visitantes.
- Son la alternativa racional para nuevos eventos: Esas Ferias o Congresos sectoriales que resultan inviables en formato presencial por una razón de costos o logística, encuentran en las versiones virtuales una excelente manera de iniciar su camino, con un bajo riesgo y con herramientas similares a las utilizadas por eventos ya establecidos.
Como puede verse, la pandemia de COVID-19 no es ninguna de las razones. Tan sólo ofició de disparador, así como ha sucedido en otros cambios que se han ido gestando en estos meses.
Esta es nuestra visión, y pretendemos que sea un aporte al establecimiento de una nueva rama de actividad que puede traer beneficios a sus participantes. Claro que, desde ya, nadie tiene la verdad absoluta. Como decía Antonio Machado, “Para dialogar, preguntad primero; después… escuchad”.